Digitalización de archivos en los ámbitos universitarios

Si bien la digitalización de archivos resulta muy beneficiosa para el ámbito empresarial, consiguiendo un aumento de eficiencia, seguridad y productividad, lo cierto es que las ventajas y aplicaciones de esta herramienta no terminan ahí. Existen muchos otros campos en los que este tipo de procesos es muy útil. Por ejemplo, para fines educativos y específicamente en el ámbito universitario, donde la digitalización de archivos es una alternativa muy eficaz para la conservación de archivos y optimización de consultas.

Digitalización de archivos en los ámbitos universitarios

Digitalización de archivos en los ámbitos universitarios

Pero, ¿cuáles son las ventajas de la digitalización de documentos que se pueden aprovechar en universidades y centros de estudios superiores?

Dos entornos de trabajo para la digitalización documental

Dentro de las dinámicas organizacionales de las universidades, hay que diferenciar dos entornos distintos en donde la gestión documental juega un papel importante.

El primero se relaciona con los archivos bibliográficos de las bibliotecas y colecciones documentales de las universidades. El segundo, por su parte, se refiere a las tareas administrativas de estas instituciones de educación superior, es decir, las oficinas en donde se realizan los trámites de alumnos y profesores. En ambos casos, la implementación de un sistema de digitalización de archivos puede ser altamente beneficiosa.

Utilidad de la digitalización en la universidad

El uso de tecnologías de escaneo y digitalización de archivos para la conservación de archivos bibliográficos en las universidades no es algo novedoso, puesto que ya se efectúa en las mejores instituciones de educación superior del mundo.

No obstante, vale la pena reflexionar sobre los beneficios de intensificar su utilización hasta el punto de que, aprovechando la mayor accesibilidad que suponen estas técnicas, la población en general y no solo los estudiantes y académicos, pudieran tener acceso a estas colecciones bibliográficas (así sea parcial o referencialmente). De esta manera, se fomenta la educación en aulas abiertas al servicio de la comunidad y además, tal universidad ganaría mucho en una noble promoción.

De igual modo, se pueden desarrollar sistemas para que alumnos y profesores accedan al fondo bibliográfico desde su propia casa u ordenador, no siendo necesaria la consulta in situ, con el consiguiente ahorro de tiempo

En cuanto a la implementación de soluciones de digitalización de archivos, en las oficinas de atención a alumnos, personal docente o en las distintas laborales administrativas de las universidades, podemos decir que, como ocurre en los ámbitos empresariales, estas herramientas de optimización administrativa ayudan a mejorar productividad, eficiencia, seguridad, así como  ahorro de costes y tiempo. Algo que en entornos universitarios, donde cada día crece más el número de alumnos  y por tanto también el de personal docente y de servicios, siempre resultará sin duda positivo.

Foto | Fotolia.com

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